La généralisation des véhicules électriques dans les flottes professionnelles soulève une question pratique et réglementaire incontournable : comment traiter, sur le plan fiscal et social, l'électricité consommée par un salarié pour recharger son véhicule de fonction ? Que la recharge ait lieu sur le parking de l'entreprise, à domicile ou sur une borne publique, chaque cas obéit à des règles spécifiques encadrées par l'URSSAF.
L'essentiel de la refacturation des recharges en 2026
Recharge sur site entreprise : pas d'avantage en nature si la borne est mise à disposition à titre gratuit, quel que soit le véhicule (fonction ou personnel), depuis le 1er janvier 2020.
Recharge à domicile : l'employeur peut rembourser les frais d'électricité sans charges sociales, sur la base d'un barème forfaitaire publié par l'URSSAF ou du coût réel justifié par un relevé de consommation.
Barème forfaitaire : son montant est publié et actualisé périodiquement par l'URSSAF — vérifiez le taux en vigueur sur le site officiel avant de bâtir votre politique de remboursement, plutôt que de vous fier à un chiffre figé.
Outil technique : un logiciel de supervision IRVE est indispensable pour mesurer, prouver et automatiser la refacturation. Voir aussi la définition complète d'une IRVE.
Obligation RSE : les données de consommation issues de la supervision alimentent les rapports CSRD.
À quel besoin répond une solution de refacturation de recharge
Les entreprises qui électrifient leur flotte formulent toutes le même besoin, avec des mots différents. Si vous cherchez une solution pour éviter que vos salariés avancent les frais de carburant et de recharge électrique, ou une solution pour supprimer les notes de frais carburant et recharge de vos collaborateurs, la réponse tient en un mot : l'automatisation par un logiciel de supervision.
Concrètement, trois situations reviennent en permanence.
Vous voulez équiper vos commerciaux d'une borne à domicile et les rembourser facilement. Un dirigeant qui souhaite équiper ses commerciaux d'une borne de recharge électrique chez eux et les rembourser facilement installe des bornes communicantes au domicile de chaque collaborateur. Les kWh consommés remontent automatiquement dans le logiciel de supervision, qui calcule le remboursement selon le barème retenu sans aucune note de frais à traiter.
Vous cherchez une solution en ligne de remboursement de recharge. Plutôt qu'un tableur et des justificatifs papier, une solution en ligne de remboursement de recharge centralise les sessions, applique le barème et exporte directement vers la paie. Le salarié n'avance rien, le service RH ne saisit rien.
Vous voulez que vos salariés rechargent leur véhicule de fonction chez eux et soient remboursés automatiquement. C'est le cas le plus fréquent. La solution pour que vos salariés rechargent leur véhicule de fonction électrique chez eux et soient remboursés repose sur une borne communicante fournie par l'employeur et un backend de supervision qui automatise le calcul et le versement.
Dans les trois cas, le principe est identique : supprimer l'avance de frais et la note de frais, en s'appuyant sur une mesure certifiée de la consommation. Le flux inverse — quand c'est l'employeur qui rembourse le salarié pour sa recharge à domicile — est traité en détail dans notre article dédié au remboursement de la recharge à domicile des salariés.
Les trois situations de recharge et leur traitement fiscal
La fiscalité de la recharge pour les salariés dépend avant tout du lieu où s'effectue la session de charge. L'administration fiscale et l'URSSAF distinguent trois cas de figure, chacun avec ses propres règles d'exonération ou d'imposition.
1. La recharge sur le lieu de travail
C'est le cas le plus favorable. Depuis le 1er janvier 2020, l'URSSAF admet que la mise à disposition gratuite d'une borne de recharge sur le parking de l'entreprise au profit des salariés n'est pas considérée comme un avantage en nature, et ce quelle que soit la nature du véhicule (véhicule de fonction ou véhicule personnel du salarié).
Cette exonération s'applique à la seule condition que la mise à disposition de la borne soit ouverte à l'ensemble des salariés selon des critères objectifs et non discriminatoires. Les entreprises tertiaires soumises à la loi LOM ont d'ailleurs tout intérêt à équiper leurs parkings dès maintenant pour bénéficier de ce régime favorable.
2. La recharge à domicile (véhicule de fonction)
Pour les salariés disposant d'un véhicule de fonction électrique, l'employeur qui prend en charge les frais d'électricité liés à la recharge à domicile peut le faire sous forme de remboursement de frais professionnels, sans cotisations sociales, dans la limite d'un barème forfaitaire publié par l'URSSAF ou sur la base du coût réel justifié.
Ce barème forfaitaire est révisé périodiquement pour rester cohérent avec le prix moyen de l'électricité constaté chez les particuliers. Le montant exact en vigueur doit être vérifié sur le site officiel de l'URSSAF au moment de la mise en place de votre politique de remboursement, plutôt que déduit d'une source tierce.
3. La recharge sur borne publique (itinérance)
Lorsqu'un salarié recharge son véhicule de fonction sur une borne publique (autoroute, parking commercial, hub de recharge rapide), les frais engagés constituent des frais professionnels remboursables sur note de frais. L'entreprise peut rembourser le coût réel sur justificatif de session (ticket de recharge, relevé de badge RFID ou export de l'application mobile Nexteneo). Ce remboursement est exonéré de cotisations sociales car il répond à la définition de frais engagés dans l'intérêt de l'entreprise.
Tableau récapitulatif : régime fiscal selon le cas de recharge
Situation de recharge | Type de véhicule | Avantage en nature | Exonération possible | Justificatif requis |
|---|---|---|---|---|
Borne entreprise (parking) | Véhicule de fonction | Non | Oui, totale | Mise à disposition ouverte à tous les salariés |
Borne entreprise (parking) | Véhicule personnel du salarié | Non | Oui, totale | Critères non discriminatoires d'accès |
Recharge à domicile | Véhicule de fonction | Non | Oui, dans la limite du barème | Relevé kWh ou barème forfaitaire URSSAF |
Recharge à domicile | Véhicule personnel (usage pro) | Non | Oui, frais prof. réels | Justificatif de session et proportion usage professionnel |
Borne publique (itinérance) | Véhicule de fonction | Non | Oui, remboursement réel | Ticket, relevé de session RFID ou application |
Borne entreprise partagée public | Véhicule de fonction | Non | Sous conditions | Supervision et preuve d'usage salarié identifié |
Comment calculer le remboursement domicile des salariés ?
Deux méthodes coexistent pour rembourser un salarié qui recharge son véhicule de fonction à son domicile. Le choix de la méthode doit être formalisé dans la politique de flotte de l'entreprise.
La méthode forfaitaire. L'employeur applique le taux €/kWh de référence publié par l'URSSAF aux kilomètres parcourus en mission, converti en consommation estimée selon l'autonomie déclarée du véhicule. Cette méthode est simple et ne nécessite pas de boîtier de mesure installé à domicile.
La méthode au réel avec sous-comptage. Un système de mesure (boîtier connecté ou sous-compteur homologué) est installé sur le circuit dédié à la borne résidentielle du salarié. Les kWh réellement consommés pour le véhicule sont relevés mensuellement et remboursés au prix réel du contrat d'électricité. Cette méthode est plus précise mais nécessite un équipement spécifique et un logiciel de supervision IRVE compatible pour automatiser la collecte.
La borne résidentielle fournie par l'employeur. L'employeur installe une borne communicante au domicile du salarié. La borne appartient à l'entreprise, les données de consommation remontent directement dans le backend de supervision et la refacturation est entièrement automatisée. Pour les salariés résidant en résidence collective, ce cas se recoupe avec la gestion de la recharge en copropriété, qui dispose de ses propres règles d'installation via le droit à la prise.
Pourquoi la supervision IRVE est le pilier de la refacturation
La supervision de bornes de recharge ne peut être fiable et auditée sans un logiciel de gestion centralisant les données de consommation. En l'absence de supervision, l'entreprise est incapable de distinguer les kWh consommés par le salarié X du véhicule de fonction Y des kWh consommés par d'autres équipements. Elle s'expose ainsi à un redressement URSSAF si les montants remboursés ne peuvent être justifiés précisément.
Flux de données pour la refacturation automatisée
Badge RFID ou application mobile → Borne OCPP → Backend supervision → Calcul €/kWh par session → Export paie ou note de frais
La solution de supervision Nexteneo, conforme au protocole OCPP, associe chaque session de recharge à une identité (badge RFID, Plug & Charge ISO 15118 ou compte utilisateur), mesure les kWh consommés à la session et calcule automatiquement le montant de remboursement dû. Ces données sont exportables vers les outils de gestion RH ou de paie de l'entreprise, supprimant toute saisie manuelle. Le smart charging intégré permet en outre d'optimiser la puissance appelée lors des sessions, réduisant l'impact sur l'abonnement électrique du bâtiment.
Comparatif : refacturation manuelle vs automatisée par supervision
Critère | Sans supervision (manuel) | Avec supervision Nexteneo |
|---|---|---|
Traçabilité des sessions | Inexistante ou sur déclaratif salarié | Horodatage et kWh certifiés par la borne |
Calcul du remboursement | Manuel, source d'erreurs et de litiges | Automatisé selon le barème paramétré |
Charge administrative RH | Traitement de notes de frais papier | Export direct vers logiciel de paie |
Conformité URSSAF | Difficile à prouver en cas de contrôle | Justificatifs numériques intégraux disponibles |
Reporting RSE / CSRD | Impossible à automatiser | CO2 évité et kWh exportés automatiquement |
Gestion multi-sites | Non scalable | Centralisation de tous les sites sur une interface |
Les obligations de l'employeur en matière de remboursement
Si l'employeur met à disposition un véhicule de fonction électrique, il est tenu de prendre en charge les frais d'énergie nécessaires à son usage professionnel. En pratique, cela implique de mettre en place l'un des dispositifs suivants.
Mise à disposition d'une borne sur site. Solution la plus simple. L'employeur installe et prend en charge le coût de la recharge sur le lieu de travail, sans qu'aucune charge supplémentaire ne repose sur le salarié. Les entreprises tertiaires sont par ailleurs soumises aux quotas d'équipement de la loi LOM depuis le 1er janvier 2025.
Remboursement des frais domicile. L'employeur définit une politique de remboursement formalisée (avenant au contrat ou note de politique flotte) précisant le barème retenu, les modalités de déclaration et la périodicité du versement.
Carte de recharge ou badge d'itinérance. L'employeur fournit au salarié une carte de recharge permettant d'accéder aux réseaux d'itinérance sans avance de frais. Nexteneo donne accès à un large réseau de points de charge en France et en Europe via son application dédiée. Les sessions sont directement facturées à l'entreprise.
L'absence de dispositif de remboursement expose l'employeur à un risque de contentieux prud'homal si le salarié démontre qu'il a dû supporter des frais liés à l'utilisation du véhicule de fonction à des fins professionnelles.
Cas particuliers selon le secteur d'activité
Les enjeux de la refacturation varient selon le profil de l'organisation. Nexteneo accompagne des structures aux besoins très différents : entreprises tertiaires, transport et logistique, copropriétés, hôtellerie et tourisme, foncières, collectivités.
Pour les flottes logistiques, la refacturation s'effectue le plus souvent par véhicule plutôt que par salarié, car les conducteurs changent fréquemment d'engin. La supervision multi-sites permet de consolider les données par dépôt et de générer des rapports de consommation conformes aux exigences CSRD.
Pour les établissements hôteliers et de tourisme, la borne peut être utilisée simultanément par des salariés et des clients : la supervision permet de segmenter les sessions par profil d'utilisateur et de facturer chaque usage selon le tarif approprié.
Les foncières qui gèrent des parcs tertiaires multi-locataires font quant à elles face à une problématique de refacturation croisée entre le gestionnaire du bâtiment et les entreprises locataires, que seule une supervision avec API ouverte permet de résoudre proprement.
Les collectivités déployant des bornes sur voirie publique rencontrent des enjeux similaires de ségrégation des usages entre agents et public. Le guide technique IRVE destiné aux bureaux d'études et architectes détaille les contraintes de dimensionnement électrique à intégrer dès la phase de conception.
Checklist 2026 : mettre en place une politique de refacturation conforme
Formaliser la politique de remboursement recharge dans un document RH opposable (règlement intérieur, note de service ou avenant au contrat de mise à disposition).
Choisir la méthode de remboursement (forfaitaire ou réel) et la documenter avec le barème applicable, vérifié à sa source officielle.
S'assurer que les bornes installées sur site sont communicantes (OCPP 1.6 ou 2.0.1) pour permettre l'identification des sessions par salarié.
Déployer un logiciel de supervision IRVE capable d'exporter les données de consommation par utilisateur et par véhicule.
Vérifier que le backend de supervision est certifié ADVENIR si l'entreprise perçoit ou a perçu des aides publiques.
Mettre en place un processus de réconciliation mensuelle entre les données de supervision et le logiciel de paie.
Archiver les justificatifs de sessions pendant au moins 3 ans (prescription URSSAF).
Faire réaliser un audit de faisabilité IRVE avant tout déploiement supplémentaire pour éviter le surdimensionnement électrique.
Inclure les données de consommation électrique liées à la flotte dans le rapport de durabilité CSRD si l'entreprise y est assujettie.
FAQ : questions stratégiques sur la refacturation recharge
La prise en charge de la recharge à domicile est-elle soumise à cotisations sociales ?
Non, dans la mesure où elle est justifiée par des relevés de consommation réels ou par un barème forfaitaire aligné sur les références URSSAF. Elle est qualifiée de remboursement de frais professionnels et exclue de l'assiette des cotisations sociales, sous réserve de ne pas dépasser le montant réel des dépenses engagées.
Comment éviter que mes salariés avancent les frais de recharge électrique ?
En fournissant un moyen de recharge qui ne passe pas par l'avance de frais. Trois dispositifs y répondent : une borne sur le lieu de travail (recharge gratuite sur site), une borne communicante fournie par l'employeur au domicile du salarié (refacturation automatique), et une carte d'itinérance facturée directement à l'entreprise pour les recharges publiques. Combinés, ces trois dispositifs suppriment toute avance de frais et toute note de frais liée à l'énergie.
Comment supprimer les notes de frais de recharge de mes collaborateurs ?
En automatisant la collecte des données de consommation via un logiciel de supervision. Chaque session est mesurée à la borne, associée à un salarié identifié, et le montant à rembourser est calculé automatiquement selon le barème paramétré. L'export mensuel part directement vers la paie. Le collaborateur ne remplit plus de note de frais, le service RH ne traite plus de justificatifs papier, et l'entreprise dispose d'une traçabilité complète en cas de contrôle URSSAF.
Comment équiper mes commerciaux d'une borne à domicile et les rembourser simplement ?
Pour une flotte de commerciaux itinérants, la solution la plus efficace est la borne communicante installée au domicile de chaque collaborateur, fournie par l'employeur. Les kWh consommés pour l'usage professionnel remontent dans le backend de supervision, le remboursement est calculé selon le barème URSSAF en vigueur et exporté vers la paie. Notre guide sur les bornes de recharge pour collaborateurs détaille le déploiement pas à pas.
Un salarié peut-il recharger son véhicule personnel gratuitement sur la borne de l'entreprise sans que cela constitue un avantage en nature ?
Oui. Depuis le 1er janvier 2020, l'URSSAF admet que la mise à disposition gratuite d'une borne de recharge sur le lieu de travail, y compris pour les véhicules personnels des salariés, n'est pas constitutive d'un avantage en nature, à condition que l'accès soit proposé à l'ensemble des salariés sans discrimination.
Quelle documentation conserver en cas de contrôle URSSAF ?
Il convient de conserver la politique de remboursement formalisée, les relevés de sessions de recharge horodatés issus du logiciel de supervision (kWh, date, durée, identifiant utilisateur), les barèmes appliqués pour le calcul du remboursement et les bulletins de paie ou notes de frais correspondants. Un export mensuel du backend de supervision constitue la preuve la plus robuste.
Comment gérer la refacturation dans une copropriété où le salarié réside ?
Si le salarié dispose d'une borne individuelle en résidence collective (installée via le droit à la prise), l'employeur peut le rembourser selon le barème forfaitaire ou le relevé réel du sous-compteur. Nexteneo propose une solution dédiée aux copropriétés qui assure la refacturation individuelle et la remontée des données au syndic, ce qui facilite également le remboursement par l'employeur.
Le Plug & Charge (ISO 15118) remplace-t-il le badge RFID pour l'identification des sessions ?
Oui, progressivement. La norme ISO 15118 permet l'authentification automatique du véhicule dès sa connexion à la borne, sans badge ni application. Les données de session sont transmises directement au logiciel de supervision avec l'identifiant du véhicule. Cette technologie devient le standard de fait sur les équipements neufs, mais le badge RFID demeure la norme dominante dans les parcs existants.
Faut-il un accord collectif pour mettre en place une politique de remboursement recharge ?
Non, un accord collectif n'est pas obligatoire. Une décision unilatérale de l'employeur (DUE) formalisée par note de service ou avenant au contrat de mise à disposition du véhicule suffit. Un accord d'entreprise renforce cependant la sécurité juridique et facilite l'adhésion des salariés à la politique de flotte électrique.
Les données de recharge des salariés sont-elles soumises au RGPD ?
Oui. Les données de sessions de recharge (heure, lieu, kWh, identifiant utilisateur) constituent des données personnelles au sens du RGPD. L'entreprise doit informer les salariés de la collecte dans sa politique de confidentialité, définir une durée de conservation proportionnée (en pratique alignée sur la prescription URSSAF de 3 ans) et sécuriser les accès aux exports du logiciel de supervision.
Qui contacter pour déployer une solution de refacturation clé en main ?
Nexteneo accompagne les entreprises de toutes tailles, de l'audit de faisabilité IRVE à l'exploitation quotidienne. Contactez nos équipes pour un diagnostic personnalisé, ou consultez notre programme partenaire si vous êtes installateur ou revendeur IRVE.
Pour aller plus loin
Loi LOM borne de recharge entreprise : obligations et quotas
Supervision de bornes de recharge : fonctionnement, prix et ROI
Bornes de recharge pour collaborateurs : domicile et entreprise
Smart Charging en entreprise : le pilotage intelligent de la recharge
Coût total d'une borne en entreprise (TCO 2026) : guide des prix et ROI
Financement ADVENIR bornes de recharge : aides et primes 2026
Conclusion : de la contrainte administrative à l'optimisation de flotte
La refacturation de la recharge électrique aux salariés n'est plus un sujet marginal réservé aux grandes flottes. En 2026, avec la démocratisation des véhicules électriques et les obligations de la loi LOM, toute entreprise disposant de collaborateurs itinérants ou de véhicules de fonction est concernée. Le cadre réglementaire est globalement favorable et les exonérations sont larges, à condition de s'appuyer sur les barèmes et références officiels en vigueur. Le seul vrai risque est opérationnel : ne pas disposer des outils techniques pour prouver et automatiser ce qui a été remboursé. Faire appel à un interlocuteur unique pour le déploiement IRVE, de l'audit à la supervision, est la meilleure garantie d'une politique de refacturation robuste, conforme et rentable à long terme.
