Électrifier une flotte ne suffit pas si les collaborateurs ne peuvent ni recharger leur véhicule électrique chez eux, ni accéder à une borne sur le parking de l'entreprise sans friction. Ces deux dimensions sont indissociables : l'une complète l'autre. Un salarié en véhicule de fonction électrique sans borne à domicile recharge sur le réseau public à 0,45 à 0,65 euro par kWh, soit trois à quatre fois plus cher qu'une recharge nocturne. Inversement, un parking d'entreprise équipé mais sans règles claires devient une source de tensions entre collègues. Ce guide couvre les deux enjeux : comment financer et gérer la recharge au domicile des collaborateurs, et comment organiser l'accès aux bornes sur site de façon équitable et sans charge administrative.
Ce qu'il faut retenir
La borne communicante au domicile d'un collaborateur n'est pas constitutive d'un avantage en nature imposable si elle reste propriété de l'employeur et est retirée en fin de contrat.
Le remboursement des frais de recharge à domicile est fixé à 0,073 euro par kWh pour 2025-2026 par l'arrêté du 26 janvier 2024, exonéré de cotisations sociales.
85 % des litiges liés aux bornes en entreprise sont évités par une charte d'utilisation claire co-construite avec les représentants du personnel.
La refacturation des sessions est entièrement automatisée par le logiciel de supervision, sans saisie manuelle pour la paie.
La mise à disposition gratuite d'une borne sur le lieu de travail dans les mêmes conditions pour tous les salariés n'est pas un avantage en nature imposable.
Partie 1 : la recharge au domicile des collaborateurs
Quelle solution pour installer des bornes de recharge au domicile de vos collaborateurs
Quelle solution pour installer des bornes de recharge électrique au domicile de vos collaborateurs ? La réponse tient en trois éléments : une borne communicante fournie par l'employeur, un installateur certifié IRVE qui intervient au domicile de chaque salarié, et un logiciel de supervision qui automatise le remboursement.
Pour un dirigeant qui veut équiper ses collaborateurs de bornes de recharge à domicile, l'entreprise mandate l'installateur, prend en charge la pose, et récupère les données de consommation via la supervision. Le collaborateur n'avance rien et ne remplit aucune note de frais. Cette borne de recharge au domicile du salarié s'intègre dans une solution complète qui couvre aussi le bureau et les déplacements.
Pourquoi équiper le domicile est indispensable
Un véhicule de fonction électrique n'est utile que si son conducteur peut le récupérer chargé chaque matin. La majorité des longs trajets domicile-travail commencent avant l'heure d'ouverture du parking d'entreprise. Sans borne de recharge à domicile, le collaborateur passe par une borne publique payante, ce qui annule une grande partie des économies promises par l'électrique et génère de la frustration au quotidien.
En 2026, plus de 50 % des immatriculations de véhicules électriques concernent des entreprises. Les DRH et fleet managers qui n'ont pas résolu la question de la recharge domicile observent les mêmes problèmes : conducteurs insatisfaits, recours croissant aux bornes publiques facturées en note de frais, sous-utilisation des VE.
Le cadre fiscal : ce que l'employeur peut faire
La mise à disposition d'une borne communicante. Depuis le 1er janvier 2020, la mise à disposition d'une borne de recharge communicante au domicile d'un collaborateur n'est pas constitutive d'un avantage en nature imposable sous deux conditions cumulatives : la borne est propriété de l'employeur (ou louée par lui), et elle est retirée à la fin du contrat de travail ou du prêt du véhicule.
Le remboursement des frais de recharge à domicile. L'arrêté du 26 janvier 2024 fixe un taux forfaitaire de 0,073 euro par kWh pour 2025-2026. Ce taux s'applique aux kWh consommés pour les déplacements professionnels, mesurés par la borne communicante. Le remboursement à ce taux est exonéré de cotisations sociales et d'impôt sur le revenu, sans justificatifs individuels de facture d'électricité requis.
Situation | Fiscalité | Condition |
|---|---|---|
Borne mise à disposition (propriété employeur, retirée en fin de contrat) | Pas d'avantage en nature | Borne communicante obligatoire |
Remboursement forfaitaire des kWh domicile | Exonéré cotisations sociales et IR | Taux 0,073 €/kWh, mesure par borne |
Borne donnée définitivement au salarié | Avantage en nature imposable | Évaluation au réel |
Le détail complet du cadre fiscal est dans notre guide sur la refacturation de la recharge électrique aux salariés.
Choisir la bonne borne pour le domicile
La borne domicile doit impérativement être communicante (compatible OCPP) pour permettre la supervision des consommations, l'automatisation des remboursements et la récupération de la borne en fin de contrat. Une prise renforcée ou une borne non connectée ne remplit aucune de ces fonctions.
Type d'équipement | Puissance | Recharge en 8h | Supervision possible | Recommandé |
|---|---|---|---|---|
Prise renforcée | 3,7 kW | 28 kWh (150 km) | Non | Non |
Borne 7,4 kW non connectée | 7,4 kW | 55 kWh (300 km) | Non | Non |
Borne 7,4 kW communicante OCPP | 7,4 kW | 55 kWh (300 km) | Oui | Oui |
Borne 11 kW communicante OCPP | 11 kW | 80 kWh (450 km) | Oui | Selon usage |
Pour la grande majorité des collaborateurs avec des trajets de 30 à 80 km par jour, une borne 7,4 kW communicante couvre largement les besoins quotidiens.
Les contraintes à vérifier avant installation
Le type de logement. En maison individuelle, l'installation est simple. En copropriété, le collaborateur doit exercer son droit à la prise auprès du syndic avant toute installation. Le délai légal est de 3 mois.
Le tableau électrique. Une borne 7,4 kW nécessite un disjoncteur 40A dédié. Un tableau vétuste peut nécessiter une mise à niveau préalable.
La puissance souscrite. Si l'abonnement du collaborateur est inférieur à 9 kVA, un renforcement peut être nécessaire auprès du fournisseur d'énergie.
La connectivité réseau. La borne communicante doit disposer d'un accès Wi-Fi ou 4G pour remonter les données au logiciel de supervision de l'entreprise.
Gérer la recharge à domicile de plusieurs collaborateurs
La gestion de la recharge à domicile des collaborateurs se pilote depuis un logiciel de supervision unique, même quand les bornes sont installées chez des dizaines de salariés répartis dans toute la France.
Chaque borne de recharge au domicile d'un salarié remonte ses données au backend : kWh consommés, date, durée, véhicule. Le gestionnaire de flotte visualise toutes les bornes domicile sur un tableau de bord unique, calcule les remboursements au barème URSSAF et exporte les montants vers la paie, sans se déplacer. Sans supervision, gérer la recharge domicile de 20 commerciaux est ingérable. Avec, tout est automatisé.
La gestion des remboursements : automatisée par le logiciel
La plateforme Nexteneo centralise les données de toutes les bornes de la flotte : bornes au parking d'entreprise, bornes au domicile des collaborateurs, sessions sur le réseau public. Chaque session est attribuée à un collaborateur identifié, mesurée au kWh près, et exportée mensuellement pour la paie ou la comptabilité. Le calcul du remboursement au taux URSSAF applicable est automatique. Aucune saisie manuelle, aucun formulaire à remplir par le collaborateur.
Les étapes du déploiement domicile
1. Inventaire des collaborateurs éligibles. Identifier les salariés en véhicule de fonction électrique, leur type de logement et leurs contraintes spécifiques (copropriété, tableau électrique).
2. Définition de la politique RH. Formaliser qui bénéficie d'une borne domicile, dans quelles conditions et selon quelles modalités de remboursement.
3. Coordination avec les collaborateurs en copropriété. Engager la procédure de droit à la prise dès que possible : le délai légal est de 3 mois.
4. Installation par un technicien certifié IRVE. La pose d'une borne 7,4 kW prend en général une demi-journée. Un compte-rendu de mise en service est transmis à l'employeur.
5. Configuration du logiciel de supervision. Création du profil collaborateur, paramétrage des règles de remboursement, test de connectivité. La borne est opérationnelle en 24 heures.
Partie 2 : la gestion des bornes sur le parking de l'entreprise
Le problème central : plus de demandes que de bornes disponibles
Dans les premières semaines qui suivent l'installation des bornes, la situation est simple : peu de collaborateurs ont un véhicule électrique, les bornes sont sous-utilisées et personne ne se pose de questions. Mais la dynamique change rapidement. À mesure que le parc automobile s'électrifie, la pression sur les bornes disponibles augmente.
Sans règles claires, les mêmes comportements problématiques émergent dans toutes les entreprises : certains collaborateurs monopolisent une borne toute la journée alors que leur véhicule est chargé depuis 9h. D'autres arrivent tôt pour être sûrs d'avoir accès à une borne. Des tensions naissent entre collègues et remontent vers les RH. Une infrastructure pensée pour simplifier la vie devient une source de friction.
Les quatre tensions les plus fréquentes
Tension 1 : l'occupation prolongée après charge complète. Un salarié branche son véhicule à 8h30. La batterie est pleine à 11h mais le véhicule reste branché jusqu'à 18h. La solution logicielle : une alerte automatique dans l'application mobile Nexteneo notifie le collaborateur à 80 et 100 % de charge, avec un délai de grâce de 30 minutes avant libération automatique de la borne.
Tension 2 : l'inégalité entre arrivées tôt et arrivées tard. Les collaborateurs qui arrivent tôt ont toujours accès à une borne. La solution : le système de réservation anticipée disponible dans l'application Nexteneo. Un collaborateur qui sait qu'il arrivera à 10h peut réserver une borne la veille. Les bornes non réservées restent en accès libre.
Tension 3 : la cohabitation véhicules de service et véhicules personnels. Un commercial doit partir avec son véhicule chargé à 9h précises. La solution : les profils de priorité dans le logiciel de supervision. Les véhicules de service sont classés en priorité haute, les véhicules personnels en priorité standard. Le délestage dynamique alloue d'abord la puissance aux véhicules prioritaires.
Tension 4 : hybrides rechargeables vs véhicules 100 % électriques. Un PHEV consomme 8 à 15 kWh pour une charge complète contre 50 à 80 kWh pour un VE pur. Le choix de prioriser les VE purs ou d'appliquer l'égalité de traitement doit être formalisé dans la charte d'utilisation.
Les profils d'accès : structurer les droits dès le départ
Un logiciel de supervision comme celui de Nexteneo permet de créer autant de profils que nécessaire, chacun avec ses propres règles d'accès, de priorité et de tarification.
Profil 1 : véhicules de flotte et de service (commerciaux, techniciens itinérants, direction). Priorité haute garantie, heure de départ déclarée dans le système, charge garantie à l'heure H. Accès via badge RFID dédié ou application. Consommation imputée au centre de coût flotte.
Profil 2 : salariés VE personnel, usage quotidien. Priorité standard. Durée maximale de branchement paramétrable (6 heures ou jusqu'à charge complète plus 30 minutes). Quota kWh journalier optionnel. Réservation possible la veille via application. Refacturation automatique selon la politique RH.
Profil 3 : salariés VE personnel, usage occasionnel. Priorité basse. Accès sur les bornes non réservées uniquement. Durée maximale plus courte (3 heures). Évite la saturation les jours de présence ponctuelle.
Profil 4 : visiteurs et prestataires. Accès limité aux bornes dédiées visiteurs ou aux bornes non réservées en dehors des heures de pointe. Authentification par QR code ou code PIN temporaire. Tarification à l'acte.
Les règles de partage à paramétrer dans le logiciel
Le quota kWh journalier. Définir un quota par collaborateur (par exemple 20 kWh par jour) couvre largement un trajet domicile-travail de 30 à 50 km sans monopoliser une borne. Au-delà du quota, la borne est disponible pour d'autres utilisateurs. Ce mécanisme suffit à résoudre 80 % des tensions de partage.
La durée maximale de branchement. Configurer une durée limite (par exemple 5 heures) permet de libérer automatiquement la borne. Le salarié reçoit une notification lui demandant de déplacer son véhicule.
La rotation automatique. Pour les entreprises avec peu de bornes, un système de rotation hebdomadaire ou mensuelle garantit que chaque salarié bénéficie régulièrement d'un accès prioritaire.
La combinaison la plus efficace en pratique : quota kWh, notification fin de charge et réservation anticipée. Ces trois paramètres configurés une seule fois suppriment 90 % des sources de conflit.
La politique tarifaire interne
Approche | Tarif | Recommandé pour |
|---|---|---|
Recharge au coût réel | 0,17 à 0,25 €/kWh | Solution la plus équitable et durable |
Recharge gratuite | 0 € | Signal RH fort, parc VE encore limité |
Tarif préférentiel | 0,20 €/kWh | Compromis signal RH / maîtrise des coûts |
Tarif supérieur au marché | À éviter | Génère des tensions, dégrade l'image employeur |
La charte d'utilisation : l'outil RH indispensable
85 % des litiges liés aux bornes ne viennent pas d'une mauvaise configuration technique mais de l'absence de règles formalisées. La charte d'utilisation est un document RH court (1 à 2 pages), co-construit avec les représentants du personnel, qui formalise les règles de base.
Les éléments obligatoires d'une charte d'utilisation :
Définition des catégories d'utilisateurs et de leurs droits
Procédure d'inscription et d'obtention du badge ou accès application
Durée maximale de branchement autorisée par profil
Quota kWh journalier ou hebdomadaire si applicable
Règles de priorité entre véhicules de service et véhicules personnels
Tarification applicable et modalités de facturation
Comportements interdits (occupation sans charge active)
Procédure de signalement d'une panne
Conséquences en cas de non-respect répété (suspension temporaire)
Révision annuelle de la charte
La mise en service est une opportunité de communication interne à ne pas manquer. Un email de lancement signé par la direction, avec la charte jointe et un tutoriel sur l'application, suffit à installer les bonnes pratiques dès le premier jour.
La gestion au quotidien : ce que le facility manager surveille
La plateforme de supervision Nexteneo fournit un tableau de bord synthétique accessible en temps réel : statut de chaque borne (occupée, libre, en défaut), taux d'utilisation par créneau horaire, consommation cumulée par salarié et alertes actives. Les interventions humaines se limitent à moins de 2 heures de travail mensuel pour un parc de 10 bornes.
Indicateur | Seuil d'alerte | Action recommandée |
|---|---|---|
Taux d'utilisation moyen des bornes | Supérieur à 75 % | Planifier une extension du parc |
Sessions refusées ou en attente | Plus de 5 % des sessions | Revoir les quotas ou ajouter des bornes |
Durée moyenne de branchement par profil | Dépassement régulier des limites | Renforcer les notifications ou la charte |
Alertes pannes par borne | Plus de 2 alertes/mois/borne | Maintenance préventive ou remplacement |
Écart de consommation entre salariés | Supérieur à 3x entre utilisateurs | Vérifier le respect des quotas |
Anticiper la montée en puissance du parc VE
Les entreprises qui ont installé leurs premières bornes en 2022 ou 2023 constatent souvent que le parc de VE des salariés a doublé ou triplé depuis. C'est pourquoi le pré-équipement des places non encore équipées (fourreaux, câblage, tableau dédié) est une décision stratégique à prendre dès l'installation initiale. Ajouter une borne sur une place pré-équipée prend une demi-journée. Sur une place non pré-équipée, comptez 2 à 5 jours de travaux et un budget 5 à 10 fois supérieur.
FAQ
Comment équiper mes collaborateurs de bornes de recharge à domicile ?
Pour équiper vos collaborateurs de bornes de recharge à domicile, l'entreprise mandate un installateur certifié IRVE qui intervient au domicile de chaque salarié éligible. L'employeur finance la borne de recharge domicile, qui reste sa propriété et remonte les consommations au logiciel de supervision. Les collaborateurs en copropriété doivent d'abord exercer leur droit à la prise. Le déploiement prend en général 1 à 2 mois par collaborateur.
Comment installer une borne de recharge chez un salarié ?
Installer une borne de recharge chez un salarié suit cinq étapes : vérifier l'éligibilité (type de logement, tableau électrique), engager le droit à la prise si le salarié est en copropriété, mandater un installateur certifié IRVE, poser la borne communicante (une demi-journée), puis configurer le logiciel de supervision. La borne est opérationnelle en 24 heures après la pose.
Quelle solution complète pour recharger une flotte au bureau, à domicile et en déplacement ?
La solution complète pour recharger une flotte électrique au bureau, à domicile et en déplacement repose sur un logiciel de supervision unique qui centralise les trois lieux : les bornes du parking d'entreprise, les bornes de recharge au domicile des salariés, et les sessions sur le réseau public via une carte d'itinérance. Toutes les consommations remontent dans la même interface, avec refacturation automatisée selon les règles URSSAF.
L'employeur est-il obligé d'installer une borne au domicile des collaborateurs en VE de fonction ?
Non, il n'existe pas d'obligation légale. En revanche, une flotte électrique sans solution de recharge domicile est une flotte sous-utilisée. La majorité des entreprises qui électrifient leur flotte proposent la borne domicile comme composante naturelle du package véhicule de fonction.
Que se passe-t-il si le collaborateur quitte l'entreprise ?
Si la borne est propriété de l'employeur, elle est récupérée à la fin du contrat de travail ou du prêt du véhicule. Le logiciel de supervision désactive automatiquement l'accès du collaborateur dès la fin du contrat.
Un salarié peut-il exiger d'avoir accès à une borne si l'entreprise n'en a pas assez ?
Non. Il n'existe pas de droit individuel à la recharge sur le lieu de travail au sens strict du droit du travail. Si l'entreprise est soumise aux obligations de la loi LOM, elle doit équiper un minimum de places, mais cela ne crée pas de droit individuel garanti pour chaque VE du parking.
Comment gérer un salarié qui oublie régulièrement de libérer la borne après sa charge ?
La réponse est dans le logiciel, pas dans le conflit humain. Configurez une notification automatique à 80 % puis à 100 % de charge, avec un délai de grâce de 30 minutes avant que la session soit marquée à libérer. Si le comportement persiste, le logiciel peut bloquer l'accès aux bornes prioritaires pendant une semaine, conformément à la charte.
Comment gérer les salariés en télétravail partiel ?
Le système de réservation anticipée est précisément fait pour ce cas. Le salarié en télétravail partiel réserve une borne pour les jours où il sera sur site. En dehors de ces créneaux réservés, sa priorité est identique à celle des autres utilisateurs de son profil.
Peut-on rembourser les frais de recharge domicile sans borne communicante ?
Techniquement oui, sur base déclarative. Mais sans mesure au kWh, le remboursement repose sur une estimation moins précise et plus difficile à justifier en cas de contrôle URSSAF. La borne communicante offre la meilleure traçabilité et la plus grande sécurité juridique.
Pour aller plus loin
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Conclusion
La recharge des collaborateurs se gère sur deux fronts simultanément : à domicile pour garantir un véhicule chargé chaque matin, et au parking de l'entreprise pour que chacun accède à une borne de façon équitable et sans friction. Le cadre fiscal est clair, les outils de supervision disponibles, et l'automatisation des remboursements élimine la charge administrative. Contactez l'équipe Nexteneo pour une démonstration de la plateforme de gestion des accès et des profils collaborateurs, et un audit gratuit de votre situation.
